Verslag van de collega-groep Kennis- en Informatiemanagement
16 december te Gent
Na de geslaagde kick-off in september kwam de nieuwe collega-groep Kennis- en Informatiemanagement (een initiatief van VVBAD, Erasmushogeschool en Arteveldehogeschool, onder de vleugels van de VVBAD, op vrijdagnamiddag 16 december op kruissnelheid.
Tijdens deze bijeenkomst wisselden professionals uit bedrijven, overheidsinstellingen en andere organisaties kennis uit over het thema cultuurverandering bij kennis- en informatiemanagement.
Ondanks de drukke decembermaand, stakingen en vriesweer werden we, tot ons groot plezier, overrompeld door een grotere aanwezigheid dan verwacht.
Na het korte welkomstwoord van An Beghein, hoofd van de graduaatsopleidingen van Arteveldehogeschool en de voorstelling van Informatie aan Zee door Birgit Grootjans nam Tom Laureys van Acolad Digital (de nieuwe naam van Amplexor) ons mee in een verhaal over user adoption van digitale systemen.
Traditionele IT-projecten, zoals de introductie van MS Teams, zijn als een expeditie Robinson naar het beloofde eiland.
Veel te vaak steken we de eindgebruikers in een duikboot en varen zo naar het eiland. Ze merken niets van de reis, op het einde krijgen ze een reddingsvest en worden ze over boord gegooid. Ze moeten verder hun plan trekken, waardoor sommigen verdrinken, andere zwemmen terug en nog andere duiken onder (die omarmen de shadow IT), … En soms zijn de nieuwe eilandbewoners zo wanhopig of kwaad dat ze hun eiland in brand steken.
Dit gebeurt wanneer geen rekening gehouden wordt met user adoption. Digitaal informatiebeheer is immers meer dan een tool en cultuurverandering is een volwaardig projectonderdeel. Mensen veranderen niet automatisch en er is geen “one-size-fits-all”.
De basisfilosofie van verandering bij Acolad Digital is gebaseerd op het Prosci ADKAR-model. Dat model beschrijft 5 noodzakelijke stappen bij verandering:
- Awareness: het bewustzijn van de nood aan verandering
- Desire
- Knowledge
- Ability: de bekwaamheid om de kennis ook in gedrag om te zetten en de verandering implementeren
- Reinforcement: de verandering bestendigen
Tom beschreef ook hun projectaanpak waarbij ondermeer het belang van een initiële roadmap, de ambassadeurs, een complementair team, de user adoption en de projectcontinuïteit werden beklemtoond.
Tenslotte werden 4 misverstanden over cultuurverandering ontkracht:
- “Cultuurverandering verkrijg je door opleiding”: als je enkel inzet op corporate training zal dit een dure investering worden zonder rendement
- “Cultuurverandering start na de uitrol van het project”: Zet je gebruikers niet in een duikboot en start reeds bij de initiatie van het project
- “Cultuurverandering is een project”: bepaalde aspecten van cultuurverandering kunnen opgezet worden als een project, maar dit omvat zo sterk de dagelijkse werking dat dit een constante en langdurige aandacht vergt.
- “Cultuurverandering is een wollig proces”: goede soft skills zijn niet wollig, maar resulaatsgericht en meetbaar aan de hand van KPI’s.
Zijn presentatie vind je hier.
Na Tom plaatste Filip Callewaert, directeur van Vonk en voormalig informatiemanager van oa. Havenbedrijf Antwerpen, het belang van cultuurverandering voor kennis- en informatiebeleid in een ruimere context. Hij is bekend van zijn quote “Information is for action, not for storage”.
De komst van Windows en het Internet zorgden niet voor de grote revolutie in het kennis- en informatiebeleid, want dat was de oude manier van werken op digitale wijze: we maakten digitaal papier en staken dat in digitale mapjes.
Filip maakt hier de vergelijking met de eerste modellen van de stoomboot, waarbij de aandrijving gebeurde met roeispanen. Om de stoommachine op het schip te laten renderen was een totaal andere aanpak nodig, dit werd eerst het rad en daarna de schroef.
Digitalisering is onze huidige stoommachine, maar wij gebruiken nog te veel onze roeispanen in plaats van echt te innoveren op vlak van samen werken en kennis delen.
De grote gamechanger werd het Web 2.0, de voorloper van de huidige sociale media. Dit sloot ook veel beter aan bij het concept van het World Wide Web, zoals Tim Berners Lee het bedoelde in “Weaving the Web: The Original Design and Ultimate Destiny of the World Wide Web”. Door deze stap werd immers iedereen potentieel auteur en gingen mensen echt op een andere manier samen werken. De Wikipedia werd het uithangbord van dit nieuwe denken. Een wiki is immers méér dan een software en zorgde voor een grote cultuurshift.
Deze manier van samenwerken had een gigantische impact op de cultuur en structuur van innovatieve organisaties. De structuur evolueerde van strikt hiërarchisch naar een genetwerkt model en van een gesloten naar een open structuur.
Nog meer veranderde de organisatiecultuur. Dit is het krachtenveld binnen de grenzen van de organisatie dat medewerkers beïnvloedt in hun relaties met elkaar, klanten en andere stakeholders. De principes van open, duurzaam, co-creatie, flexibel, agile, … werden de waarden van een typische 21ste eeuwse organisatiecultuur. Deze principes werden beschreven door Peter Hinssen in “The network always wins: hoe overleven in een onzeker tijdperk” en door Jim Whitehurst, CEO van Red Hat, in “The Open Organization: Igniting Passion and Performance”.
Het blinde geloof dat technologie, an sich, alles zal oplossen werd begraven. De steeds groeiende complexiteit van onze informatiehuishouding kun je niet bestrijden met nog meer complexiteit. Dit is de zogenaamde “Productivity paradox of information technology”, waarbij (te) verregaande investeringen in technologie zorgen voor een verminderde productiviteit.
Het menselijk aspect van veranderen en innoveren werd opnieuw naar waarde geschat. Dit resulteert in nieuwe vaardigheden en attitudes voor kenniswerkers: zoals “delen” als standaardgedrag, het ontwikkelen van communities, open dialogen vormgeven, het netwerk- en sociaal leren, informatiedesign, “luidop werken”, chunken, …
Maar vooral de kracht van “open werken” omarmen!
Zijn presentatie vind je hier.
Beide lezingen resulteerden in boeiende discussies en in de goesting voor een volgende editie. Uit de korte brainstorm die volgde kwamen topics als: Iso-standaarden en kwaliteitszorg, Europese wetgeving (Data-act en The Interoperable Europe Act), … Heb je zelf suggesties of wil je zelf participeren: Interesse om te participeren? Contacteer Kevin Linsingh (kevin.linsingh@ehb.be) of Jan Van Hee (jan.vanhee@arteveldehs.be).
