Wees duidelijk met je data

In een vorige bijdrage had ik het over de kwaliteit van informatiesystemen (zie Goochelen met cijfertjes). Het kan ook interessant zijn om even stil te staan bij de zaken waar je een informatiesysteem mee voedt: de data, of zo je wil, de gegevens. Als daar geen duidelijke afspraken over gemaakt worden, dan riskeer je helemaal in de soep te draaien. En daarbij denk ik aan drie aspecten: de syntaxis, de semantiek en de pragmatiek. U zei?

Eigen illustratie.


Syntaxis

Gegevensuitwisseling gebeurt altijd op basis van taal. Dat is niet noodzakelijk een bestaande mens-tot-mens-taal, het kan ook een kunstmatige taal zijn. Denk maar aan morse, semafoor in de scheepvaart of zelfs doodgewone verkeerslichten.

De syntaxis van een taal is het geheel aan regels in het gebruik ervan. Volg je die regels niet, dan gebeuren er letterlijk en figuurlijk ongelukken. Denk nog maar eens aan verkeerslichten.

Wanneer we het nu heel specifiek hebben over computerdata, dan bepaalt de syntaxis bijvoorbeeld welke tekens gebruikt kunnen worden in welke combinaties. De syntaxis definieert de structuur van data.

Stel dat de verkoopdienst van een bedrijf aan elke klant een klantennummer toekent, bestaande uit drie hoofdletters, een punt, vijf cijfers, een punt, twee hoofdletters. Dan is DGS.52413.CZ een geldig klantennummer. 524.DGS13.CZ is dat niet.

Op basis van syntaxis kan je informatiesystemen automatisch data laten accepteren of laten weigeren. Geldige codes zijn okee, ongeldige niet.

Semantiek

Onder semantiek van gegevens verstaan we de betekenis die de gegevens hebben. Voor de computer zelf is semantiek niet belangrijk, wel voor degene die de gegevens invoert en vooral voor degene die de gevens moet gebruiken. Want de gebruiker moet weten wat de gegevens betekenen vóór hij er iets mee kan aanvangen.

Een simpel voorbeeldje. Je manager stuurt je een e-mail met het goede nieuws dat je een nieuwe laptop mag aankopen voor een bedrag van 1.200 euro. Maar is dat 1.200 euro mét btw of zónder btw? Een groot verschil, niet alleen voor de boekhouding, maar ook voor de laptop zelf.

Nog een ander voorbeeld waar semantiek belangrijk is. Op twee verschillende afdelingen in een bedrijf worden klantengegevens opgeslagen. In de ene afdeling heeft men het over naam en gemeente van de klant, in de andere afdeling gebruikt men familienaam en woonplaats. Niet alleen kunnen die twee databanken niet met mekaar communiceren, er is ook nog het risico op misverstanden.

Dubbele stelregel van de semantiek: geen verschillende namen voor gelijke gegevens, geen gelijke namen voor verschillende gegevens.

Pragmatiek

Voor velen is het verschil tussen semantiek en pragmatiek niet zo heel duidelijk. Het gaat toch allebei over de betekenis van de data? Inderdaad, maar bij pragmatiek gaat het vooral over de reactie van de gebruiker, wat hij er al dan niet mee doet.

Een voorbeeldje? Je stuurt een herinnering aan je klant omdat hij zijn factuur niet betaalt. Om in orde te zijn met de pragmatiek, moet die herinnering aan bepaalde voorwaarden voldoen. Het volstaat niet om gewoon te vragen of hij zijn factuur wil betalen. Neen, er moet een duidelijke verwijzing zijn naar de oorspronkelijke factuur, datum, bedrag, betalingstermijn en zelfs wat de gevolgen zullen zijn als de klant de factuur niet betaalt. Zodat de herinnering bij de klant het juiste gedrag uitlokt: dat hij de factuur betaalt.

Goochelen met cijfertjes

Het einde van een academiejaar is altijd spannend. Spannend voor de studenten, maar spannend ook voor de docenten. Voor de studenten tellen de resultaten, voor de docenten tellen de resultaten van de resultaten. Ook wel slaagcijfers genoemd.

En precies daar lopen de meningen een beetje uiteen. Niet over wanneer het goed was of niet, maar wel over hoe de berekening gemaakt wordt. Trekken we onze percentages op álle ingeschreven studenten, of trekken we de percentages enkel op de studenten die effectief deelgenomen hebben? Voor allebei valt wel iets te zeggen.

Maak je de berekening op álle studenten, dan krijg je zicht op hoe groot de slaagkans is voor een student die de opleiding aanvat. Bereken je de cijfers op basis van het aantal studenten die effectief ook deelgenomen hebben – opdrachten ingediend, examens gemaakt, en dergelijke – dan krijg je een inschatting van de moeilijkheidsgraad van de cursus, van de opdrachten, van de examens.

Allemaal cijfertjes (Eigen illustratie)

Hoe dan ook, wat in eerste instantie telt, is de kwaliteit van de gebruikte data. Of om het een beetje ruimer te zien: de kwaliteit van het informatiesysteem.

Een goedwerkend informatiesysteem moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Eén van de voorwaarden is dat het de wensen en noden van de gebruiker moet lenigen. Maar er zijn méér – technische – voorwaarden. In totaal kunnen we er acht oplijsten. Voor alle duidelijkheid: ze wegen niet alle acht even zwaar. Het hangt allemaal een beetje af van het doel van je informatiesysteem. Zo verkiezen ze in de boekhouding vooral dat de cijfertjes echt wel kloppen, terwijl het ministerie van Defensie misschien liever heeft dat alle gegevens superbeveiligd zijn.

Een overzichtje.

Betrouwbaar

Een informatiesysteem is betrouwbaar, wanneer de gegevens die je erin stopt én volledig zijn, én correct, én beschikbaar op het juiste moment.

Integer

Integriteit betekent dat de gegevens in het informatiesysteem overeenkomen met de werkelijkheid. Een informatiesysteem dat je vertelt dat er nog 12 dozen toner voor het kopieertoestel in voorraad zijn, terwijl er in werkelijkheid maar 4 meer zijn, voldoet niet aan de integriteitsvoorwaarde en kan onaangename verrassingen opleveren.

Flexibel

Een informatiesysteem is flexibel, wanneer het makkelijk aan te passen is aan wijzigende uitwendige factoren. Deze wijzigingen zijn niet al te ingrijpend, ze veranderen niets aan het systeem zelf. Het is gewoon één van de parameters die wijzigt. Volgens de puntenlijst staat een opdracht op 50 punten, maar in werkelijkheid is het op 60. Als je die 50 in de lijst niet in 60 kan veranderen, dan mist je systeem flexibiliteit.

Toepasbaar

Je moet altijd nagaan of een systeem ook wérkt. En ook of de gebruikers er makkelijk mee aan de slag kunnen. Is dat het geval, dan is je informatiesysteem toepasbaar.

Hoe ga je dat na? Wel, er zijn twee manieren.

Enerzijds heb je de technische controle: je gaat na of de werking van het systeem correct is. Als je iets niet kan testen, kan je ook nooit met honderd procent zekerheid stellen dat het juist werkt.

Anderzijds is er de gebruikersgerichte controle: ga na of de gebruiker van het informatiesysteem wel degelijk de juist regels en procedures volgt.

Beveiligd

Een systeem is voldoende beveiligd wanneer er voldoende maatregelen genomen zijn om mogelijke bedreigingen te voorkomen. Het lijstje van bedreigingen omvat o.m.:

  • mensen die al dan niet per ongeluk gegevens gebruiken of wijzigen, terwijl ze dit eigenlijk niet zouden mogen kunnen;
  • invoer van onjuiste gegevens;
  • rampen, zoals brand of overstromingen;
  • hardwareproblemen.

Afgeschermd

Eigenlijk kan afscherming gezien worden als onderdeeltje van beveiliging, maar het gaat voor een stuk verder. Onder afscherming verstaat men het afschermen van informatie voor onrechtmatig gebruik. Het gaat dan ook vooral over de privacy van mensen. Om enkel rechtmatige gebruikers toe te laten, wordt er meestal gewerkt met logins en paswoorden. Of in het geval van een geldterminal met een bankkaart en een passende cijfercode.

Onderhoudsvriendelijk

Informatiesystemen moeten geregeld aangepast worden. Tijdens de hele levensduur van een informatiesysteem wijzigt immers dikwijls de omgeving. Denk maar aan een wijzigende markt, nieuwe wetgeving, of gewoon nieuwe informatienoden. Wanneer een informatiesysteem makkelijk aangepast kan worden aan deze nieuwe noden, is het onderhoudsvriendelijk.

Een tweede aspect van onderhoudsvriendelijkheid is ook de mate waarin een informatiesysteem hersteld kan worden. Wanneer iets niet naar behoren werkt of wanneer de beveiliging gefaald heeft, moet er ingegrepen kunnen worden. Kan het systeem niet hersteld of bijgesteld worden, dan zit je dik in de problemen.

Gebruiksvriendelijk

Een gebruiksvriendelijk – of moet ik zeggen: gebruikersvriendelijk? – systeem is tegelijk eenvoudig in gebruik, transparant en begrijpbaar. Je moet op een simpele manier gegevens kunnen invoeren en wissen. En de output moet doeltreffend, ondubbelzinnig, correct en relevant zijn.

Ik herhaal het nog eens, de acht voorwaarden wegen niet allemaal even zwaar. Het hangt allemaal af van wat je met je informatiesysteem wil bereiken. Waarmee ik niet bedoel dat het afhangt van wat jijzélf wil bereiken. Want dan komen we in de buurt van interpretatie en zelfs manipulatie van gegevens. En dat is dan weer een héél ander verhaal…

Bilbiotheekblad schrijfwedstrijd

Vertel: wat betekent de bibliotheek voor jou?
Of: hoe heeft de bibliotheek jouw leven veranderd?

Stuur uiterlijk 1 augustus jouw inzending, met je naam, geboortedatum,
telefoonnummer en adres naar schrijfwedstrijd@bibliotheekblad.nl

Bibliotheekblad schrijfwedstrijd

Meer informatie: https://bibliotheekblad.nl/schrijfwedstrijd/

De Informatieprofessional van de Toekomst

Op Informatie aan Zee hielden Kevin Linsingh (Erasmushogeschool) en Jan Van Hee (Arteveldehogeschool) een panelgesprek met 4 “a-typische” informatieprofessionals.

Eén van de deelnemers, Ingrid Kokelenberg, schreef een verslag hierover in “Bladen voor documentatie/Cahiers de la documentation” van de ABD/BVD.

Informatie aan Zee ligt intussen reeds enkele maanden achter de rug, maar de conclusies zijn nog steeds waardevol.

Uit: Bladen voor Documentatie/Cahiers de la Documentation (4/2021)

Kritisch om gaan met bronnen

Vandaag in de krant:
‘Niet iedereen leert op school kritisch om te gaan met bronnen.’

Klassiek nieuws verdwijnt waar Tiktok verschijnt.

Het belang van kritisch omgaan met informatie groeit sterk!

Daar maken we bij in onze opleiding een breekpunt van.

%d bloggers liken dit: