Het einde van een academiejaar is altijd spannend. Spannend voor de studenten, maar spannend ook voor de docenten. Voor de studenten tellen de resultaten, voor de docenten tellen de resultaten van de resultaten. Ook wel slaagcijfers genoemd.
En precies daar lopen de meningen een beetje uiteen. Niet over wanneer het goed was of niet, maar wel over hoe de berekening gemaakt wordt. Trekken we onze percentages op álle ingeschreven studenten, of trekken we de percentages enkel op de studenten die effectief deelgenomen hebben? Voor allebei valt wel iets te zeggen.
Maak je de berekening op álle studenten, dan krijg je zicht op hoe groot de slaagkans is voor een student die de opleiding aanvat. Bereken je de cijfers op basis van het aantal studenten die effectief ook deelgenomen hebben – opdrachten ingediend, examens gemaakt, en dergelijke – dan krijg je een inschatting van de moeilijkheidsgraad van de cursus, van de opdrachten, van de examens.
Hoe dan ook, wat in eerste instantie telt, is de kwaliteit van de gebruikte data. Of om het een beetje ruimer te zien: de kwaliteit van het informatiesysteem.
Een goedwerkend informatiesysteem moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Eén van de voorwaarden is dat het de wensen en noden van de gebruiker moet lenigen. Maar er zijn méér – technische – voorwaarden. In totaal kunnen we er acht oplijsten. Voor alle duidelijkheid: ze wegen niet alle acht even zwaar. Het hangt allemaal een beetje af van het doel van je informatiesysteem. Zo verkiezen ze in de boekhouding vooral dat de cijfertjes echt wel kloppen, terwijl het ministerie van Defensie misschien liever heeft dat alle gegevens superbeveiligd zijn.
Een overzichtje.
Betrouwbaar
Een informatiesysteem is betrouwbaar, wanneer de gegevens die je erin stopt én volledig zijn, én correct, én beschikbaar op het juiste moment.
Integer
Integriteit betekent dat de gegevens in het informatiesysteem overeenkomen met de werkelijkheid. Een informatiesysteem dat je vertelt dat er nog 12 dozen toner voor het kopieertoestel in voorraad zijn, terwijl er in werkelijkheid maar 4 meer zijn, voldoet niet aan de integriteitsvoorwaarde en kan onaangename verrassingen opleveren.
Flexibel
Een informatiesysteem is flexibel, wanneer het makkelijk aan te passen is aan wijzigende uitwendige factoren. Deze wijzigingen zijn niet al te ingrijpend, ze veranderen niets aan het systeem zelf. Het is gewoon één van de parameters die wijzigt. Volgens de puntenlijst staat een opdracht op 50 punten, maar in werkelijkheid is het op 60. Als je die 50 in de lijst niet in 60 kan veranderen, dan mist je systeem flexibiliteit.
Toepasbaar
Je moet altijd nagaan of een systeem ook wérkt. En ook of de gebruikers er makkelijk mee aan de slag kunnen. Is dat het geval, dan is je informatiesysteem toepasbaar.
Hoe ga je dat na? Wel, er zijn twee manieren.
Enerzijds heb je de technische controle: je gaat na of de werking van het systeem correct is. Als je iets niet kan testen, kan je ook nooit met honderd procent zekerheid stellen dat het juist werkt.
Anderzijds is er de gebruikersgerichte controle: ga na of de gebruiker van het informatiesysteem wel degelijk de juist regels en procedures volgt.
Beveiligd
Een systeem is voldoende beveiligd wanneer er voldoende maatregelen genomen zijn om mogelijke bedreigingen te voorkomen. Het lijstje van bedreigingen omvat o.m.:
- mensen die al dan niet per ongeluk gegevens gebruiken of wijzigen, terwijl ze dit eigenlijk niet zouden mogen kunnen;
- invoer van onjuiste gegevens;
- rampen, zoals brand of overstromingen;
- hardwareproblemen.
Afgeschermd
Eigenlijk kan afscherming gezien worden als onderdeeltje van beveiliging, maar het gaat voor een stuk verder. Onder afscherming verstaat men het afschermen van informatie voor onrechtmatig gebruik. Het gaat dan ook vooral over de privacy van mensen. Om enkel rechtmatige gebruikers toe te laten, wordt er meestal gewerkt met logins en paswoorden. Of in het geval van een geldterminal met een bankkaart en een passende cijfercode.
Onderhoudsvriendelijk
Informatiesystemen moeten geregeld aangepast worden. Tijdens de hele levensduur van een informatiesysteem wijzigt immers dikwijls de omgeving. Denk maar aan een wijzigende markt, nieuwe wetgeving, of gewoon nieuwe informatienoden. Wanneer een informatiesysteem makkelijk aangepast kan worden aan deze nieuwe noden, is het onderhoudsvriendelijk.
Een tweede aspect van onderhoudsvriendelijkheid is ook de mate waarin een informatiesysteem hersteld kan worden. Wanneer iets niet naar behoren werkt of wanneer de beveiliging gefaald heeft, moet er ingegrepen kunnen worden. Kan het systeem niet hersteld of bijgesteld worden, dan zit je dik in de problemen.
Gebruiksvriendelijk
Een gebruiksvriendelijk – of moet ik zeggen: gebruikersvriendelijk? – systeem is tegelijk eenvoudig in gebruik, transparant en begrijpbaar. Je moet op een simpele manier gegevens kunnen invoeren en wissen. En de output moet doeltreffend, ondubbelzinnig, correct en relevant zijn.
Ik herhaal het nog eens, de acht voorwaarden wegen niet allemaal even zwaar. Het hangt allemaal af van wat je met je informatiesysteem wil bereiken. Waarmee ik niet bedoel dat het afhangt van wat jijzélf wil bereiken. Want dan komen we in de buurt van interpretatie en zelfs manipulatie van gegevens. En dat is dan weer een héél ander verhaal…
